Topp 10 tips för att få offentliga register

Andrew Lewin/Flickr

Har du någonsin nekats offentligt register? Eller ännu värre, har din begäran ignorerats?

Studentjournalister vid Indiana University hanterade dessa frustrationer i våras när de satte 90 länsbyråer på prov av begär digital tillgång till offentliga register . Studenterna fann att mer än hälften av byråerna misslyckades med att följa grundläggande önskemål. En tredjedel svarade aldrig ens.

Professor Gerry Lanosga, inlämnat foto

Adjunkt Gerry Lanosga mentorde studenterna och sa projektet visade dem utmaningarna som många reportrar möter när de frågar efter skivor.

Lanosga känner kampen väl. Under sina nästan två decennier som journalist kämpade han för offentliga register och vann många priser för sin rapportering, inklusive medaljen för informationsfrihet från undersökande reportrar och redaktörer. Han fungerar också som president för Indiana Coalition for Open Government.

Jag frågade Lanosga vilka råd han har till journalister, och han delade med sig av sina 10 bästa tips för att få offentliga register:

1. Känna till lagen

   Viktigast, känna till lagen, kapitlet och versen. Du bör läsa igenom din delstats lag om offentliga register regelbundet och lyfta fram särskilt viktiga avsnitt. Det är viktigt att du känner till dessa lagar lika bra eller bättre än de offentliga tjänstemännen som du kommer att ha att göra med. Och ignorera inte ingresser eller uttalanden om lagstiftningsavsikter. De kan vara mer kraftfulla än specifika bestämmelser. I Indiana, till exempel, säger lagen om tillgång till offentliga register att lagen ska läsas och tolkas frikostigt. Det ger ett starkt argument för tjänstemän att göra allt de kan för att offentliggöra information snarare än att hålla den dold.

2. Börja inte med flammande vapen

   Även om du kanske känner till lagen tillräckligt väl för att använda den som en gosse, börja inte med flammande vapen. Fråga helt enkelt efter rekordet; det finns tjänstemän som känner till sina skyldigheter och som lätt kan följa dem. Så piska inte omedelbart ut en kopia av lagen och slå en tjänsteman över huvudet med den. Prova det här: Istället för att skicka ett e-postmeddelande och begära ett register, gå till byråns kontor och be att få titta på det. Ofta är ett personligt besök mer effektivt än en virtuell förfrågan.

3. Få dem att göra jobbet

   Praktiskt taget varje papperslapp – till och med en klisterlapp eller en servett som en tjänsteman klottrade på och sparade – är ett rekord som du bör överväga rättvist om du frågar. Föreställ dig inte anledningarna till att tjänstemän kanske inte släpper en skiva – låt dem göra jobbet och berätta varför de tror att de får hålla inne den. Många statliga lagar kräver att tjänstemän tillhandahåller specifika lagstadgade motiveringar för sina beslut att neka registerförfrågningar.

4. Kolla online först

   Kom ihåg att kolla online först så att du inte stör en byrå med en begäran om något som redan är tillgängligt. Men tänk också på att det som finns online bara är en bråkdel av den information som statliga myndigheter genererar. Även om detta område ständigt förbättras, är onlineposter noggrant utvalda och är ofta ofullständiga. En bra färdighet är att tänka på vad som inte finns där.

5. Hämta formulären och databaserna

   Det är fördelaktigt att göra en smal begäran om ett rekord när du vet vad du letar efter, men fiskeexpeditioner är också okej, eftersom ingen någonsin fångat en fisk utan att först ha åkt på en fisketur. Att kasta ett brett nät gör vissa funktionärer arga, men du behöver inte veta vad som finns i ett register för att be om det. Proffstips: be om en lista över en byrås formulär och databaser – det är ett offentligt register! Be sedan om en komplett uppsättning av en som låter intressant men som aldrig har efterfrågats. Du kanske inte hittar något som helst nyhetsvärde. Eller så kanske du snubblar över din karriärs största historia.

6. Be om det i alla fall

   Även om du tror att en post kan vara undantagen från utlämnande enligt stadgan, gå vidare och be om det. Ibland har tjänstemän möjlighet att släppa en skiva, och du kanske bara får det. Om det finns en lagstadgad bestämmelse för diskretionärt utlämnande, gör ett starkt argument baserat på informationens offentliga betydelse.

7. Ta inte 'nej' som ett svar

   Om en byrå vägrar att ge dig ett register, ta inte bara nej som ett svar. Tryck på för en specifik juridisk motivering för avslaget. Och var sedan inte rädd för att gå över huvudet på någon. Ett första steg kan vara ett informellt förhållningssätt till en byråchef eller en borgmästare, till exempel. Utöver det anger registerlagar vanligtvis en process för att formellt överklaga ett första avslag, så se till att du känner till reglerna och använd dem sedan när det är motiverat.

8. Var skeptisk

   Var särskilt skeptisk mot allmänna förnekelser – när byråer gör breda påståenden om konfidentialitet när de vägrar att släppa register. Många statliga registerlagar (liksom den federala Freedom of Information Act) förbjuder myndigheter att undanhålla hela dokument bara för att en del av dokumentet är konfidentiellt. Snarare måste de ta bort eller redigera de konfidentiella delarna (notera materialet som har redigerats och det lagstadgade skälet för att göra det) och sedan släppa resten av dokumentet. Redaktion kan vara irriterande, men ibland kan du använda det till din fördel. Ett exempel: skoljournaler. Med hänvisning till Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), kommer många skolor helt enkelt att vägra att tillhandahålla några register som hänför sig till elevers disciplinära fall. Du kommer inte att vinna ett argument för att få hela journalen, men du kan begära att elevidentifieringsinformation tas bort så att du åtminstone kan se berättelserna, till exempel.

9. Skriv om det

   Det finns kraft i journalistiskt berättande; var inte rädd för att använda den för att pressa en icke samarbetsvillig tjänsteman eller åtminstone för att belysa obefogad statlig sekretess. Anse att en byrås brist på öppenhet om ett ämne är lika central i din berättelse som huvudämnet. Att offentliggöra en vägran att offentliggöra offentliga register ger ibland precis rätt incitament för en motsträvig byrå. Och om inte, är det viktigt för människor att veta om regeringens ansträngningar att hålla dem i mörker.

10. Fråga efter hjälp

    Använd mängdens kraft för att hjälpa till. Organisationer som t.ex Föreningen för professionella journalister , Reporterkommittén för tryckfriheten och den National Freedom of Information Coalition (liksom dess många statliga medlemsförbund) tillhandahåller utmärkta resurser inom området för öppen regering. Och många journalister, advokater och andra som är intresserade av tillgång bidrar regelbundet till NFOIC:s FOI-L listserv, som drivs av Syracuse University; du kan hitta anvisningar för att gå med i listserven här: http://www.nfoic.org/foi-listserv .

—-

Vad skulle du lägga till i den här listan? Dela dina offentliga registertips med mig på Twitter @RecordsGeek . För att lära dig mer om Lanosgas publika dokumentprojekt med sina elever, besök Indiana Universitys webbplats .