Hur journalister kan använda Google Voice för att förbättra sina rapporter

Även med e-post, Facebook, Twitter och andra verktyg är telefoner fortfarande det primära rapporteringsverktyget för många journalister.

Men med undantag för mobiltelefoner ser telefonrapportering idag ungefär ut som för 20 år sedan. Och om telefonerna i ditt nyhetsrum fungerar ungefär som de i mitt nyhetsrum, kan de faktiskt sakta ner dig. Att inte ha nummerpresentation och använda röstbrevlåda som gör att du lyssnar på hela meddelanden i ordning är inte så bra för vårt arbete som journalister.

Av den anledningen väljer många reportrar att göra de flesta av sina intervjuer via mobiltelefon, men det kommer med sina egna utmaningar. Det är inte alltid bekvämt att ta anteckningar medan du pratar i en mobiltelefon, och fläckig mottagning kan göra att ditt samtal avbryts.

Den nya, kostnadsfria Google Voice-tjänsten är en game changer för journalister . Det ger dig flexibilitet och kontroll över vem du pratar med, och det kan spara mycket tid. Google Voice är för närvarande endast tillgängligt via inbjudan på google.com/voice . Produktchef Craig Walker sa in en intervju med mig nyligen att om du begär en inbjudan idag, ska väntetiden 'inte vara för lång.'

För att använda Google Voice väljer du ett nytt nummer som folk ska ringa för att nå dig. Du kan välja riktnummer och Google gör det till och med enkelt att välja ett nummer som innehåller ditt förnamn eller andra ord, som SCOOP eller NEWS.

Du väljer sedan vilka telefoner du vill ringa när någon ringer det numret. Du kan inkludera mobiltelefoner, traditionella fasta telefoner och VOIP-nummer, och du kan till och med ställa in detaljerade regler om vilka telefoner du vill ringa vid vissa tider på dygnet (d.v.s. att din kontorstelefon och arbetscell ringer under dagen).

Du kan organisera dina kontakter i grupper som familj, vänner och källor och sedan anpassa vad som händer när en person eller grupp människor ringer dig. Om du till exempel vill vara säker på att du aldrig missar ett samtal från polischefen kan du ställa in alla dina telefoner att ringa när han ringer. Eller, om du aldrig kan ringa med en lokal gadfly, kan du låta hans eller hennes samtal automatiskt gå till röstbrevlådan.

Samtalsscreening/röstbrevlåda

När någon som inte finns i din adressbok ringer ditt Google Voice-nummer för första gången ombeds personen att ange sitt namn, vilket spelas upp för dig när du lyfter telefonen.

Varje gång du svarar på ett samtal får du tre alternativ: svara på samtalet, skicka det till röstbrevlådan eller lyssna på röstbrevlådan. Om du gör det senare kan du bryta dig in i meddelandet som den som ringer lämnar för att prata med dem. När någon ringer vem som finns i din adressbok meddelar en datoriserad röst hans eller hennes namn när du lyfter telefonen.

Detta är en enorm förbättring för reportrar som jag som inte har nummerpresentation på sina jobbtelefoner. Normalt när jag tar upp min jobbtelefon har jag ingen aning om det är en PR-person som försöker bjuda mig på en teknisk produkt att recensera, en läsare som vill gnälla om digital-tv-övergången eller en källa som jag har försökt nå.

När någon lämnar ett röstmeddelande, transkriberas det automatiskt som text, tillgängligt att lyssna på online och skickas till dig som ett e-postmeddelande. Transkriptionen av ord lämnar mycket övrigt att önska, men det gör ett bra jobb att få rätt telefonnummer. Att kunna komma åt röstbrevlådan från webben sparar mycket tid eftersom du inte längre behöver ringa till din röstbrevlåda och stå igenom irriterande uppmaningar ('För att lyssna på meddelandedetaljer tryck 1'). Du kan också e-posta röstmeddelanden, ladda ner dem eller bädda in dem på din blogg eller webbplats.

Eftersom ett register förs online över alla samtal som rings och tas emot behöver du inte oroa dig för att uppringare lägger på utan att lämna ett nummer eller för att förlora viktiga telefonnummer eller röstmeddelanden.

Spela in samtal

Med Google Voice behöver du ingen digital inspelare för att spara dina samtal. Om en källa ringer dig på din mobil med ett hett tips som du inte kan skriva ner för att du kör eller för att källan pratar för snabbt, tryck bara på 4 så får du en permanent registrering av samtalet som du kan sedan åtkomst på webben.

Eftersom Florida och andra stater kräver att båda parter samtycker till inspelningen, när du slår 4, hör båda personerna ett meddelande om att samtalet spelas in. När du har lagt på, visas en inspelning av samtalet på ditt Google Voice-konto online, som du kan ladda ner, e-posta eller bädda in på din webbplats. Nedan har jag bäddat in en inspelning av en konversation jag hade med Steve Myers, Poynter Onlines nyhetsredaktör, om Google Voice.

När du spelar in ett samtal med Google Voice föreslår jag att du noterar tiden på dygnet på olika ställen i dina anteckningar eller efter viktiga citat. Eftersom Google Voice visar dig datum och tid då inspelningen började, kommer du enkelt att kunna hitta viktiga delar av intervjun.

Även om inspelning av samtal är en av de bästa Google Voice-funktionerna för journalister, är den något begränsad i sin nuvarande form. Du kan bara spela in samtal du tar emot, vilket förhoppningsvis kommer att ändras så att du inte behöver säga till en källa att ringa dig varje gång du vill spela in ett samtal.

Inspelningarna transkriberas inte eftersom det skulle belasta systemet för mycket, sa företaget. En viktig intervju jag spelade in dök inte upp online förrän jag bad min Google PR-kontakt att undersöka problemet. Talskvinnan sa att några andra personer har rapporterat detta problem och att när en användare varnar Google kan företaget manuellt återställa inspelningen.

Byter telefon

Andra funktioner

Google Voice kan också vara ett bra verktyg för läsare att kontakta dig eftersom du kan skapa en inbäddningsbar widget på din webbplats som läsare kan klicka på för att ringa dig. De kommer inte att se ditt telefonnummer, och du kan konfigurera det så att de hör en speciell röstmeddelandehälsning och alla deras samtal går till röstbrevlådan.

Detta kan vara användbart om du bevakar ett val och vill att läsare ska ringa in och rapportera valfusk. Istället för att ge ut ett vanligt telefonnummer som du måste svara på eller hämta röstmeddelanden från, kan du bädda in en Google Voice-widget och låta samtalen gå direkt till röstbrevlådan.

Sedan, om det finns några intressanta röstmeddelanden, kan du ladda ner dem, e-posta dem till andra reportrar eller bädda in dem på din blogg så att andra kan höra dem. När personer klickar på Google Voice-widgeten på din blogg för att ringa dig anger de sitt telefonnummer och namn och klickar sedan för att koppla samtalet. Deras telefon ringer sedan och ansluter dem till dig.

Att ringa utomlands börjar på cirka 2 cent per minut och kan göras från vilken telefon som helst som är kopplad till ditt Google Voice-konto.

Om du vill ha ett konferenssamtal, istället för att behöva ställa in ett inringningsnummer och åtkomstkod, kan du konferensa upp till fyra uppringare tillsammans, förutsatt att telefonen du använder har samtal väntar.

Hur man använder det

Jag har börjat ge mitt Google Voice-nummer till källor som jag vill vara säker på att jag pratar med för berättelser. Och även om jag inte vet om jag kommer att lista det med mina artiklar som finns i tidningen, kan jag lista det i min e-postsignatur.

Tänk på att eftersom tjänsten är helt ny kommer du att stöta på några buggar. Att vänja sig vid alla dess funktioner kräver lite tålamod, men för mobiljournalister som aldrig vill missa ett samtal är det ett utmärkt verktyg.

Etan Horowitz är teknikkrönikören påOrlando Sentinel. Följ honom på Twitter kl twitter.com/etanowitz .