Hur man gör hårda fakta lätt att läsa

Shutterstock.

En version av denna uppsats publicerades nyligen i Research World .

Min nya bok 'Mörda dina älsklingar' är ingen mystisk thriller. Det är en bok om att skriva böcker — ett 50-tal av dem. Trots deras olikheter är skrivguider konsekventa för hur man gör en text tydlig och begriplig.

Här är den bestående visdomen, sammanfattad i ett dussin strategier.

När du är redo att sitta vid tangentbordet och skriva kanske du redan vet för mycket. Du glömde med andra ord att du för ett tag sedan var en nyfiken elev. Skriv inte ner till publiken, utan föreställ dig hur du skulle börja förklara ditt ämne för en enda person som sitter bredvid dig på en barstol.

Författare talar om att vilja uppnå en autentisk röst. Men i de flesta fall är det ingen som talar högt. Texten kommer från sidan eller skärmen. Men du kan skapa illusionen av att någon talar till en annan. Det mest kraftfulla verktyget för att uppnå detta är att tilltala läsaren direkt som 'dig'.

Den store skrivarläraren Don Murray lärde ut denna läxa till otaliga författare: 'Använd kortare ord, kortare meningar och kortare stycken på de ställen där det är störst komplext.' Alltför ofta blir läsaren besprutad med långa komplicerade meningar och kan bara inte hänga med. Tänk på perioden som ett stopptecken. Ju fler stoppskyltar, desto långsammare är tempot, vilket är bra om du försöker göra något tydligt.

Vi är alla flerspråkiga, det vill säga att vi tillhör många olika språkklubbar. Min farfar var italienare. Min mormor var jude. Jag har en examen i engelsk litteratur. Jag spelar i ett rockband. Jag tränade tjejfotboll. Var och en av dessa erfarenheter har lärt mig att kommunicera på en annan dialekt. När jag rapporterar om ett tekniskt ämne måste jag lära mig ett specialiserat språk. Men läsarna är utanför kretsen och kommer inte att förstå jargong, om jag inte lär dem det.

Jag lärde mig detta av Wall Street Journals författare och redaktör Bill Blundell. 'Mitt mål,' sa han till mig, 'är att skriva en WSJ-berättelse utan ett enda nummer. Om jag inte kan göra det, då är det att skriva en berättelse med bara ETT riktigt viktigt nummer.” Lägg aldrig ihop ett gäng siffror i ett enda stycke; eller ännu värre, tre stycken. Läsare lär sig inte på det sättet.

Jag lärde mig detta av världens bästa nyhetsdesigner, Mario Garcia. Ett sätt att hantera siffror – eller annan teknisk information – är att leverera den på ett visuellt sätt. Vissa saker - som vägbeskrivningar - är svåra att leverera i en text. En lokaliseringskarta kan vara bättre. Men kom ihåg detta: Bara för att det finns i en grafik betyder det inte att det blir lätt att förstå. Testa det.

Föreställ dig en historia där en stad ansöker om bidrag för att bygga en anläggning för att återvinna avloppsvatten. 'Vad ska de göra?' frågade stadsredaktören. 'Kommer vi att dricka avloppsvatten i den här staden?' Reportern gav honom rätt: 'Nej, Mike, du dricker det inte. Men du kan vattna din gräsmatta med den. Och brandmän kan släcka bränder med den. Och det kommer att spara skattebetalarna mycket pengar, särskilt under torka.”

Ett vanligt skrivråd är att 'Få ett bra citat högt upp i berättelsen.' Nyckelordet där är inte 'högt' utan 'bra'. Om du arbetar med en tuff historia kommer du att intervjua experter, så var försiktig. Experter har ett sätt att visa upp sin expertis genom att använda jargong. Du behöver inte vara oartig: 'Kan du ge mig den på vanlig engelska, doktor?' Men du kan upprepa frågor som 'Hur skulle det fungera?' 'Kan du ge mig ett annat exempel?' 'Kan du snälla upprepa det? Jag vill vara säker på att jag har det rätt.'

Rapporter ger information till läsarna. Berättelser skapar upplevelser. Vi har ett ord som beskriver en miniatyriserad berättelse. Det kallas en anekdot. Du kan berätta en i ett stycke, kanske till och med i bara ett par meningar. 'De slog mot en soptunna i hålet så att han visste att han fick en kurvboll.' Det kan man uppleva, även om jag levererade det med några få ord.

Jag minns en artikel i Wall Street Journal som började med historien om en död kvinna i ett bårhus. Hennes man stod bredvid henne och såg på sotet i hennes ansikte och såret nära hennes tinning som var dödligt. Varför läser vi om henne? För att hon var den första kvinnan som man vet hade dödats i en underjordisk minkatastrof. Än sen då? När fler och fler kvinnor kom in i jobb som en gång var begränsade till män, fick de ta del av fördelarna och farorna.

Jag kanske borde ha titulerat detta 'De 12 hemligheterna med tydligt skrivande.' När jag använder ordet 'hemlig' i en rubrik eller titel verkar publiken vara mer uppmärksam. Varför gör kvinnor så mycket bättre akademiska prestationer under det senaste decenniet än män? Vad var hemligheten bakom den sydkoreanska filmen som vann Oscar för bästa film? Vilket är det bästa sättet för högskoleexamen att återhämta sig från studieskulder? Jag är beroende av alla berättelser som innehåller frasen: 'Så här fungerar det.'

Jag har undervisat dessa lektioner för företag, ideella organisationer, fackföreningar och statliga myndigheter, platser, för att citera en klient 'Där språket går för att dö.' Jag frågade en redaktör: 'Finns det en anledning till varför det stycket måste vara 417 ord långt?' Denna frånvaro av vitt utrymme skapade ett tätt, ogenomträngligt block av typ. Läs den högt, föreslog jag, så kommer du att kunna höra de naturliga avbrotten.

De tydligaste meningarna håller nästan alltid ihop ämne och verb nära början. När subjekt och verb i huvudsatsen separeras kan alla slags bus uppstå.

Ditt jobb som författare är inte bara att dumpa data. Ditt jobb är att ta ansvar för vad läsarna vet och förstår i allmänhetens intresse. Kom nu till det.

Känn dig fri att ladda ner och dela denna grafik hur du vill.

Ren LaForme/Poynter

Roy Peter Clark undervisar i skrivande på Poynter. Han kan nås via e-post på e-post eller på Twitter på @RoyPeterClark.