Ny på distansarbete? Dessa verktyg kommer att göra din övergång till att arbeta hemifrån enklare

Shutterstock.

När utbrottet av coronaviruset fortsätter (även dyker upp på redaktioner ), organisationer ber anställda att arbeta hemifrån när de kan.

För vissa kan detta innebära att du upptäcker luckor i dina verktygsstaplar. Med det i åtanke har vi sammanställt en lista med verktyg som kan hjälpa dig att möta olika behov som ditt team kan ha för att hålla kontakten och vara effektiv på jobbet.

En uttömmande lista är nästan omöjlig att sammanställa med tanke på den takt med vilken nya produkter lanseras, eller stängs för den delen, men det här är några av de vanligaste verktygen vi ser nyhetsrum använda. Vi har också strävat efter verktyg med enklare introduktion och användbarhet snarare än att dela komplexa verktyg som inte är lätta att använda. Vi har inkluderat information om prissättning men du bör kontrollera plattformarnas webbplatser för den mest korrekta informationen eftersom den kan skilja sig beroende på din organisations storlek och behov. Tänk på att ditt företag kan ha policyer om vilka versioner av verktyg du kan använda på grund av säkerhetsbegränsningar.

Dessa verktyg är organiserade av tre vanliga verktygsbehov som de flesta organisationer delar: kommunikation, dokumentation och projektledning.

Kom ihåg att verktygen du använder inte bör vara mer komplicerade än den uppgift du försöker utföra. Välj det som fungerar bäst för ditt och ditt teams arbetsflöde och arbetsstil.

För att göra kommunikation ansikte mot skärm framgångsrik är det viktigt att ha en tydlig förståelse för förväntningarna på din kommunikationsplattform.

Omfamna den asynkrona karaktären hos kommunikation över meddelandeplattformar. Organisera dina konversationer i kanaler eller chattar så att informationen inte blir överväldigande eller svår att hitta. Ta dig tid att kalibrera dina aviseringsinställningar för att hitta rätt balans mellan informerad och överbelastad. Använd scheman och statusar för att fastställa tillgänglighet.

Google Hangouts - videokonferenser

Googles videokonferensprodukt, Hangouts Meet, erbjuder ett lättanvänt gränssnitt för virtuella möten, skärmdelning och chatt. Om du eller din organisation redan använder G Suite kan du använda G Suites avancerade funktioner på företagsnivå gratis fram till 1 juli. Detta ger dig videoinspelningar och möten för upp till 250 personer.

Om du är helt inställd på att använda G Suite för e-post (Gmail) och kalender (Google Kalender), är det ganska enkelt att använda Google Hangouts Meet. Google Kalender skapar automatiskt ett Meet-samtal med varje kalenderinbjudan du skickar, och alla på inbjudan kommer att kunna komma åt samtalet. Väl inne i samtalet är gränssnittet enkelt för chatt och skärmdelning. Om du hanterar ett personligt G Suite-konto och ett G Suite-konto för jobbet kan det vara svårt att alltid välja rätt konto.

Prissättning
Om du har ett Gmail-konto har du gratisversionen av Google Hangouts Meet, som ger dig 25 deltagare per samtal.

Slak – asynkron kommunikation

Slack har anammats brett, både älskad och hatad av många. Kärnfunktionaliteten kretsar kring samtal i flera kanaler, en-till-en och små gruppsamtal. Du kan dock överbelasta din användning av Slack genom att använda de många integrationer som kan vidarebefordra information mellan Slack och andra plattformar som din organisation också kan använda.

Du kan vara igång med ett Slack-team inom några minuter och gränssnittet för chatt är någorlunda tillgängligt för personer med erfarenhet av onlinemeddelandesystem.

Prissättning
Slack har ett differentierat prissystem. Den kostnadsfria versionen inkluderar begränsad meddelandehistorik och ändliga integrationer.

Zoom - videokonferenser

Zoom inkluderar videokonferenser, skärmdelning, chatt och videoinspelning i basnivåprenumerationen. Det ganska intuitiva gränssnittet gör det relativt enkelt för deltagarna att navigera när de väl är i sessionen.

Det går snabbt att skapa ett konto, men du bör ta några minuter för att bekanta dig med kontrollerna för att starta ett möte så att du vet var allt är när du behöver det. Kontrollerna i videosamtalsgränssnittet är ganska enkla och de flesta användare kommer att kunna se hur man kommer åt chatten eller delar skärmar om det behövs. Högre prenumerationsnivåer ger dig fler verktyg, som grupprum, vilket kan vara till hjälp om du samordnar en konversation med en större grupp människor.

Prissättning
Zoom har ett differentierat prissystem. Den kostnadsfria versionen tillåter användare att vara värd för upp till 100 deltagare, har obegränsade en-till-en-möten, en gräns på 40 minuter för gruppmöten och ett obegränsat antal övergripande möten.

Skype - videokonferenser

Skype är ett annat alternativ för video- eller ljudkonferenssamtal med upp till 50 personer. Du kan också använda Skype för att ringa personer som inte är på plattformen. Skype underlättar fildelning under samtal, skärmdelning och meddelanden. En av de stora skillnaderna mellan Skype och Zoom är att du på Skype kan hantera en kontaktbok och initiera samtal med andra, i motsats till att bjuda in folk till ditt mötesrum eller schemalägga en videokonferens som du skulle göra i Zoom. Skype fungerar mer som en traditionell telefonupplevelse, medan Zoom fungerar mer som ett virtuellt mötesrum.

Denna plattform har funnits ett tag och har genomgått en hel del förändringar under åren. Om det var ett tag sedan du använde det kanske du blir förvånad över att hitta några nya saker. Gränssnittet är ganska navigerbart för alla med erfarenhet av onlinemeddelanden.

Prissättning
Microsoft erbjuder olika versioner av Skype som produkt. Prissättningen beror till största delen på din samtalsanvändning.

WhatsApp grupp – Säkra meddelanden och samtal

WhatsApp tillhandahåller internetbaserade samtal och end-to-end-krypterade meddelanden. Appen låter dig skapa och skicka meddelanden till olika grupper. Det var ursprungligen en mobilapp men en stationär version finns nu tillgänglig.

WhatsApp organiserar gränssnittet genom chattar och samtal. Chattar kommer att visa en lista över dina grupper. Det är bara ett par tryck för att gå in i ett gruppgränssnitt, skapa ett nytt eller skicka ett meddelande till en kontakt. Du kan också ställa in en aktuell status för att hjälpa ditt team att veta när du är tillgänglig.

Prissättning
WhatsApp är helt gratis.

Oddsen är att du redan har ett befintligt dokumentationsförråd - ett system för att spåra information som alla behöver tillgång till. Om du inte gör det är det här en möjlighet att skapa en.

Även när du är tillbaka på kontoret är det värdefullt att ha en pålitlig plats för information när folk har frågor. Lagra dina teampraxis, projektpresentationer, retrospektiv, mötesanteckningar och brainstorma idéer på en förutsägbar plats, så kommer alla i din organisation att dra nytta av det, på distans eller inte. Dessa verktyg hjälper dig att få ordning på ditt dokumentationshus.

Google Dokument – ordbehandling, dokument, kalkylblad

Google Docs är ofta tänkt som Microsoft Word, men på internet. Medan den modellerar sig själv på en ordbehandlare har den verkligen blivit så mycket mer än en Word-klon. Det har nu blivit det defacto digitala dokumentverktyget. I grunden är dess funktionalitet ganska enkel och bör vara bekant för alla som har använt en ordbehandlare. Men på grund av dess koppling till hela Google Drive-sortimentet, inklusive Google Sheets och Google Slides, kan Google Dokument importera data, diagram och tabeller från dessa produkter. Den kan också köra anpassade skript.

Om du har använt en ordbehandlare bör du inte ha några problem med att komma igång med att skapa ett dokument i Google Dokument. Att organisera dessa dokument kan vara lite mer av en utmaning. Google Dokument är en del av Google Drive, där du kan organisera Dokument, Kalkylark, Presentationer på olika sätt. Det slutar med att du skapar ditt eget filsystem i din Google Drive, inte olikt din dators filsystem. Ungefär som andra Google-produkter, om du har ett personligt G Suite-konto och ett G Suite-konto för jobbet, kan det vara en utmaning att hantera vilket konto du använder vid en viss tidpunkt.

Prissättning
Gratis för alla G Suite-användare.

Kö – dokumentation och projektledning

Coda är ett dokumentationssystem som syftar till att sammanföra flera trådar. Det unika värdet i Coda är möjligheten att ha olika filtyper i ett utrymme. Dina bilder, kalkylblad och tabeller kan leva i samma dokument, snarare än att behöva flytta mellan olika produkter. Detta är mycket användbart om du har olika resurser som du behöver för att dra ihop medan du arbetar med ett projekt.

Eftersom det finns många olika saker du kan göra och många olika integrationer att dra nytta av, är det bra att ta en titt på Codas mallgalleri för att få en känsla för vad som är möjligt. Detta är särskilt viktigt om du tycker att en tom duk är överväldigande och du inte är säker på hur du ska organisera ditt arbete.

Prissättning
Coda erbjuder ett plansystem med nivåer. Den kostnadsfria versionen inkluderar obegränsade redigerare och Doc Makers, obegränsade tittare, begränsad dokumentstorlek, låga kvoter för automatisering, begränsade integrationer (även om det inte är vanliga verktyg som du sannolikt kommer att behöva), en 7-dagars versionshistorik, samarbete i realtid, obegränsade mappar och samhällsstöd.

Begrepp – dokumentation och projektledning

Notion är en nykomling som ofta ses som en konkurrent till Google Docs. Verkligen, det försöker slå samman verktyg så olika som Evernote, Trello och Airtable till ett. Med Notion kan du skapa och organisera dokument som kan göra mycket mer än att bearbeta ord. Dokument i Notion kan innehålla att-göra-listor, kalendrar, databaser och mer. Om du behöver en plats för att organisera dokument och hantera uppgifter som uppstår från dessa dokument, kan Notion vara en enda lösning på dessa problem.

Notions uppfattning om sidor och organisation kan vara förvirrande till en början. Du bör ha en tydlig vision av vilka dokument du vill lagra i Notion innan du dyker in. Det kan lösa många olika problem, så ta reda på just ditt användningsfall innan du blir överväldigad.

Prissättning
Notion har ett plansystem i nivåer. Den kostnadsfria versionen erbjuder obegränsade medlemmar och gäster, 1 000 'blockeringar' (effektivt, delar av innehåll) och 5 MB fillagring.

evernote – dokumentation

Evernote har en lång historia som en personlig anteckningsapplikation. Det har länge tillåtit individer att skriva anteckningar, samla in information från webben och organisera information med ett robust taggnings- och kategoriseringssystem, vilket gör det till ett populärt forskningsverktyg. Vissa kanske inte vet att Evernote också har samarbetsfunktioner, för ett pris. Evernotes affärsplan har en funktion som heter Spaces, som samlar teamanteckningar och dokument i ett Drive-liknande format.

Evernote kan mycket enkelt användas som bara en plats att skriva anteckningar på. Men den har lager och lager av funktioner som kan stå emot de mest kraftfulla avancerade användare. Dess webbklippare låter dig spara webbsidor och PDF-filer från webben och lagra dem i ditt Evernote-konto. Du kan använda taggning och sökning för att filtrera dina anteckningar på oändliga sätt.

Prissättning
Evernote har ett plansystem i nivåer. Den kostnadsfria versionen inkluderar fullständiga anteckningsmöjligheter, såväl som taggning och sökning, ingen delning av anteckningar.

Verktyg för projektledning sträcker sig från enkla plattformar som hanterar en komponent till storskaliga produkter som adresserar ett brett utbud av funktionalitet som kan behövas i en organisation.

Trello - projektledning

Trello är ett praktiskt visuellt system för att organisera arbete som ska göras med kort och listor. Du kan bygga ett arbetsflöde som fungerar bäst för ditt team, där objekt snabbt och enkelt kan flyttas runt baserat på deras status. Trello har också introducerat regler och integrationer som kan hjälpa till att hålla din organisationsstruktur hanterbar. Trello har även mallar om du behöver några idéer för hur du kan utnyttja dess funktionalitet på bästa sätt.

Användargränssnittet är ganska enkelt och inte överväldigande som vissa projektledningsplattformar kan vara. Trello gör mindre än vissa andra plattformar, men det kan vara bra eftersom det gör det som den har som mål att göra bra och utan röran av för mycket funktionalitet.

Prissättning
Trello har ett plansystem i nivåer. Den kostnadsfria versionen inkluderar obegränsade personliga anslagstavlor, obegränsade kort, obegränsade listor, en gräns på 100 MB filuppladdning, 10 lagbrädor och begränsad automatisering.

Luftbord – datahantering och organisation

Det bästa sättet att tänka på Airtable är som ett kalkylblad med superkrafter. Med Airtable kan du organisera data i ett välbekant tabellformat, men det kan sedan förvandlas till Trello-liknande kanban-tavlor, kalendrar och visuella gallerier. Du kan ställa in anpassade formulär som matar användarinmatning till din Airtable-databas. För professionella användare har Airtable 'Blockar', som lägger till ytterligare plugin-funktioner till tabeller, såsom geokodning, diagram och till och med ett sätt att designa webbsidor baserat på data i din tabell.

Airtable använder ett unikt språk för att beskriva dess funktionalitet. Det du vanligtvis tänker på som ett kalkylblad eller en databas kallas en 'Bas'. Den har 'block' (för professionella användare) som innehåller plugin-tekniker till dina baser. När du väl kommit förbi språket är Airtable ett mycket flexibelt kalkylarksverktyg som ger dig lite användbar makt över ett Google Sheet.

Prissättning
Airtable har ett system med nivåer. Den kostnadsfria versionen inkluderar obegränsade baser, 1 200 poster per bas, 2 GB anslutningsutrymme per bas och två veckors revisionshistorik.

Räckvidd - projektledning

Range tar sig an arbetet med att veta vem som gör vad och var teamen befinner sig när det gäller mål. Range underlättar individuell uppgiftsplanering och teamincheckningar med scheman och drar nytta av ett brett utbud av integrationer med appar som du sannolikt kommer att använda, som Slack, Google Drive, Calendar, Trello och Github.

Den har ett vänligt användargränssnitt och introduktionsprocessen guidar dig genom hur du använder den. Tips och exempel är tillgängliga i alla vyer tills du avvisar dem.

Prissättning
Utbudet är gratis för lag på upp till 10 personer. Det är $14 per månad för varje ytterligare lagkamrat.

måndag – dokumentation och projektledning

Monday är ett styrelseorganiserat system för att hantera projekt och arbetsflöden. Integrationer ansluter till appar som du kanske redan använder. Olika vyer, som arbetsbelastning och tidslinjer, presenterar arbetets status på användbara sätt, vilket gör det lättare att bedöma vad som görs och när. Funktionalitet kan automatiseras med kodlösa automationsrutiner som kan effektivisera uppgifter.

Webbplatsen erbjuder många funktioner men introduktionsprocessen för nya konton gör ett anständigt jobb med att guida dig genom processen att skapa en ny styrelse. Det finns mycket tillgängligt i gränssnittet så det kan ta lite tid att inse vilken funktionalitet som är tillgänglig.

Prissättning
Måndag har ett plansystem där prissättningen baseras på antalet användare. Grundplanen, som är $39 för fem användare per månad, erbjuder obegränsade kort, 20 kolumntyper, en Kanban-vy, inbäddade formulär, 5 GB lagringsutrymme och en veckas aktivitetslogg.

De två sista punkterna på den här listan är ganska robusta projektledningsplattformar som kan vara mer än vad du letar efter om du bara försöker åtgärda tillfälliga luckor i ditt arbetsflöde. Men om du är redo att utvärdera mer intensiva projektledningsplattformar är dessa allt-i-ett-alternativ att överväga.

Asana – allt-i-ett-dokumentation, projektledning och kommunikationsplattform

Asana är en storskalig projektledningsplattform som kan hantera en mängd olika applikationer inom marknadsföring, försäljning, drift, produkt och olika arbetsflödeshanteringsbehov. Det är svårt att kortfattat beskriva all dess funktionalitet eftersom Asana adresserar flera projektledningsutrymmen. Det omfattar mycket av funktionaliteten i en kombination av ovanstående produkter, inklusive kommunikation, uppgiftshantering, scheman, projektarbetsflöde och mer.

Prissättning
Asana har ett plansystem i nivåer. Gratisversionen inkluderar uppgiftshantering; list-, styrelse- och kalendervyer; uppdragstagare och förfallodatum; upp till 15 lagkamrater och appintegrationer.

Basläger – allt-i-ett-dokumentation, projektledning och kommunikationsplattform

Basecamp, byggt av ett företag som har varit banbrytande för distansarbete sedan innan det var coolt, lovar att lösa alla dina stora verktygsbehov i en heltäckande lösning. I Basecamp skapar du projekt. Inom projekt kan du skapa att göra-listor, tilldela uppgifter, skicka meddelanden till teammedlemmar, schemalägga möten, dela dokument och starta gruppchattar. Med allt detta kan Basecamp teoretiskt sett ta platsen för Google Docs, Slack, Dropbox, Trello och Asana.

Basecamp betonar starkt den asynkrona karaktären av distansarbete. Om du letar efter en lösning som låter dig arbeta med människor på olika scheman, på olika platser, med olika fjärrkommunikationsförmåga, är Basecamp en särskilt intressant lösning.

Att köpa in en produkt som Basecamp innebär att köpa in hela dess produktledningsfilosofi. Det fungerar verkligen för vissa människor och stänger av andra. Men om du är redo för en heltäckande lösning kommer du att ta dig tid att lära dig Basecamp lära dig mycket om vad som fungerar för din organisation och vad som inte gör det.

Prissättning
$99 per månad för obegränsat antal användare och projekt.

Tyler Fisher är biträdande direktör, teknik, på Karta över Catalyst . Han kan nås på tyler@newscatalyst.org och på Twitter på @tylrfishr .

Heather Bryant är biträdande direktör, produkt, på Karta över Catalyst . Hon kan nås på heather@newscatalyst.org och på Twitter på @hbcompass .

News Catalyst hjälper nyhetsorganisationer att omvandla sig själva till hållbara digitala företag.