Välsignelse i förklädnad? Hur de största livemediehändelserna har anammat förändringen till virtuella

Årets stora evenemang från The Texas Tribune, The Atlantic och The Wall Street Journal ser inte likadana ut på grund av pandemin. Det är inte bara dåligt.

Tidigare utrikesminister Hillary Clinton, skyddar hennes ögon när hon reser med Jeffrey Goldberg, chefredaktör för The Atlantic, under Atlantic Festival, tisdagen den 2 oktober 2018, i Washington. (AP Photo/Alex Brandon)

Bland de uppenbara troliga dödsfallen i pandemin för nyhetsorganisationer var dessa signatur live-evenemang, som har kommit att bli både en förlängning av stora journalistiska varumärken och en het inkomstkälla.

Men när jag checkade in med tre av de största - The Texas Tribune's, The Atlantic's och The Wall Street Journal's - fann jag att det har gått förvånansvärt bra att återskapa de årliga festivalerna till ett helt virtuellt format.

Ja, intäkterna kommer att minska, även om sponsorer i stort sett stannar ombord. Plus några oväntade möjligheter har dykt upp - evenemangen tar emot talarens och deltagarnas scheman genom att sprida segment över en längre tidsperiod och når en mycket bredare publik än de som personligen skulle kunna ta sig till Austin eller Washington eller lägre Manhattan.

En röd tråd är att det krävdes hårt arbete och uppfinningsrikedom för att få till en virtuell version. Dessutom har något utöver det vanliga och allmänt optimistiskt mer attraktionskraft än man kunde ha anat (som de nuvarande politiska konventionerna visar) i dessa trånga och oroande tider.

Händelserna kommer sannolikt att återkomma live 2021 – men se till att virtuella behåller en roll (som virtuell kommer också i kontorslivet för företag och hur journalister arbetar).

Precis när New York City lades ner i mars, ställdes Leigh Gilmore till att arrangera Wall Street Journals Future of Everything Festival, som skulle hållas i maj. Den snabba jakten på alternativ visade sig vara produktiv, berättade hon. 'Franchisens framtid kommer att vara hybrid. ... Vi kommer aldrig att ta bort det virtuella elementet.'

Här är berättelser om hur vart och ett av de tre medieföretagen anpassade sig.

Texas Tribune VD Evan Smith var den första personen jag pratade med i mitten av mars om affärseffekterna av pandemin. Då var den årliga Texas Tribune Festival, ett evenemang i september och genererande av sjusiffriga intäkter, en go. 'Vi har inga planer nu än att ha den bästa festivalen,' sa Smith.

I slutet av april hade han bestämt sig för att växla till virtuellt. 'Vi börjar planera nästa års festival dagen efter årets slut,' sa Smith. Det här är svårt, sa han till sin personal. 'Det kommer att bli många vändningar.' Att komprimera en 12-månaders process till mindre än hälften av den tiden, sa han, verkade som att 'bygga planet medan det flyger.'

Bland de viktigaste besluten:

• Schemalägg åtgärden över en hel månad istället för tre dagar.
• Med tanke på förkortade Zoom-uppmärksamhetsintervall, sikta på segment på totalt två till tre timmar om dagen som mest.
• Öka antalet talare — för närvarande 250 för 100 sessioner.
• Luta innehållet mer till nationella ämnen än tidigare — cirka 40 %.
• Blanda format - 'live och inspelad, gratis och betald, engångsföreteelse och arkiverad för omvisning.'
• Senaste åren har inte haft något tema. Den här gör: 'Hur pandemin kommer att förändra hur vi kommer att leva och arbeta.'

Den sista principen gäller både Tribune och festivalen. 'Vi tog för givet hur vi gjorde saken,' sa Smith. 'Livet efteråt kommer att bli annorlunda.'

Sponsringarna sjönk, men det var naturligtvis kostnaderna också, så årets upplaga av det 10 år gamla stora evenemanget kommer faktiskt att bli mer lönsamt än 2019. Smith och hans team bestämde sig för att hålla fast vid principen att allt ska biljetter, åtminstone genom registrering om inte genom betalning.

De tre dagar långa festivalerna har inkluderat en insamlingsbankett för toppsupportrar. En virtuell version har redan hänt, sa Smith. Det var en hit, och 'vi behövde inte mata dem eller ge dem sprit.' Det visar sig att transaktionselementet i affären inte var så viktigt; de flesta deltagare ville helt enkelt stödja Tribunes uppdrag med policytung rapportering.

Vad som inte förändras är att festivalen förankrar en rad mindre evenemang under hela året, visar upp Texas Tribune-journalister som moderatorer och låter varumärken associera med publikationen och dess publik - ett mycket attraktivt marknadsföringsförslag.

Festivalen drar igång 1 september med en laguppställning ledd av tidigare utrikesminister Hillary Clinton, National Institute of Allergy and Infectious Diseases direktör Dr. Anthony Fauci, Texas senator Ted Cruz, Pulitzer-prisbelönta reportern Nikole Hannah-Jones, feministisk författare och aktivist Gloria Steinem, tidigare National Security Advisor HR McMaster och musikern Willie Nelson.

Atlanten har varit produktiv inom evenemangsområdet i mer än ett decennium, och erbjudit så många som 150 per år med en personal på dussintals ägnade åt innehåll och logistik. Hörnstenen har varit Atlantic Festival (tidigare Washington Ideas Forum) - en A-listsamling spridd över tre eller fyra dagar i september.

Operativa chefen Aretae Wyler, som övervakade anpassningen till virtuellt, berättade för mig att organisationens planering drogs till stora förändringar snarare än små.

Det mest grundläggande var att öppna dörrarna för vad som hade varit ett elitevenemang som inbjudits. Årets upplaga kommer i stort sett att vara gratis, och marknadsföringsförhoppningen är att en bredare nationell och internationell publik ska få en smak av The Atlantics breda journalistik.

Eftersom händelserna en gång uppgick till 150 och står för cirka 20 % av Atlantens intäkter, sa Wyler: 'Översta raden (var hotad). Vi undrade direkt vad vi skulle göra. Vi behövde tjäna pengar snabbt och förnya oss som aldrig förr.'

Genom att byta till virtuellt höll The Atlantic sex evenemang de första sex veckorna, sa hon, och 30 sedan.

Liksom på The Texas Tribune, var möjligheten att locka en utökad grupp talare till Atlantfestivalen, bortom Washington och New York, uppenbar. Atlanten gick en något annorlunda rutt i takten i programmet.

Festivalen kommer att finnas kvar inom en snäv tidsram på fyra dagar. Årets upplaga är helt gratis. Den största attraktionen, en 90-minuters livestreamad mashup varje kväll, kommer att vara gratis, sa Wyler, och ger The Atlantic en chans att nå en ny publik som sällan eller aldrig läser tidningen eller dess digitala webbplats.

Talare för kvällssessionerna i rampljuset och resten av programmet kommer att tillkännages den 25 augusti.

Som med alla stora konferenser finns det tekniska utmaningar. Wyler sa att högtalare kommer att skickas 'hempaket' om de inte föredrar att gå till en studio så att deras ljud och video är tillförlitliga. För festivalformatet måste det finnas en möjlighet (nu en virtuell möjlighet) för breakout-sessioner - specialintressediskussioner riktade till ett mindre publiksegment. (Året jag deltog i innehöll ett helmorgonmöte om nyheternas framtid.)

En tradition som inte överlevde: en öppningsmiddag i Atlantic-ordföranden David Bradleys hus för toppsponsorer att gnugga på några av talarna under en kväll i salongstil.

Wyler började på The Atlantic för sju år sedan som chefsjurist efter en kort karriär på advokatbyrån Williams & Connolly i Washington. Hon avancerade snabbt till Bradleys stabschef och sedan operativ chef.

Det är en övergångstid för företaget. Bradley behåller toppjobbet men är nu delägare med Laurene Powell Jobs och hennes sociala förändringsorganisation, Emerson Collective. Den vidsträckta evenemangsverksamheten har skurits ned, berättade Wyler, till färre evenemang och en mindre personal men ungefär samma intäkter.

Samtidigt blev The Atlantic Festival, som lanserades 2009, större – omdöpt utan Washington i sitt namn för två år sedan och nådde till att inkludera Disneys verkställande ordförande Bob Iger och YouTubes vd Susan Wojcicki 2019.

Förändringen återspeglar ett koncept av The Atlantic och dess digitala webbplats som breddats bortom dess centrala del av politiken. För ett bredare spektrum av ämnen, sa Wyler, har det blivit möjligt att säga, 'Ja, det här är Atlantic-y, (och evenemanget syftar till att vara) liveversionen av vad The Atlantic är.'

För årets upplaga , anlitade företaget Don Mischer Productions , vars krediter inkluderar iscensättning av Oscar-sändningar och halvtidsshower i Super Bowl.

Leta efter mer prestandainnehåll, sa Wyler, men det kommer att bli svårt att toppa förra årets höjdpunkt - 'Yo-Yo Ma spelar 'The Battle Hymn of the Republic', vars texter ursprungligen publicerades i The Atlantic 1862.

Yo-Yo Ma uppträder före talmannen Nancy Pelosi från Kalifornien, deltar i frågestund med Jeffrey Goldberg, chefredaktören för The Atlantic, som en del av Atlantic Festival, tisdagen den 24 september 2019 i Washington. (AP Photo/Alex Brandon)

Wall Street Journals Future of Everything-festival presenterade en något annorlunda utmaning. En levande sammankomst i maj skulle vara dess tredje upplaga; redan hade det blivit affärstidningens ankarevent och paraplyet för en vertikal samling berättelser och nyhetsbrev under hela året tillsammans med många mindre konferenser.

Leigh Gilmore, en erfaren evenemangsarrangör som gick med i företaget efter den första Future of Everything-festivalen 2018, hade ännu kortare handläggningstid än sina motsvarigheter i Texas Tribune och Atlantic.

'Vi hade enorma planer på att utöka det,' sa Gilmore, 'mer utrymme, fler scener, fler popup-fönster runt om i staden. … Vi började svänga i mars och fattade våra beslut snabbt.”

Festivalen hade inkluderat mainstage-sessioner för upp till 3 000 deltagare. Den bästa virtuella motsvarigheten, beslutade Gilmore och hennes team, skulle vara en månadsserie av 'presentationer i tv-avsnitt ... vackert producerade', som skulle pågå under ett helt år fram till maj 2021.

Formatet tillåter ämnen som är nära knutna till nyheterna, tillade hon, som ett på Jämlikhetens framtid som gick i juli. 'Vi behövde låna mer från underhållningsbranschen,' sa Gilmore, 'för att vara säker på att det här var trevlig visning.'

De är gratis, men den virtuella festivalen behåller all-access och premium-medlemskap, plus, naturligtvis, sponsorer.

Att oavsiktligt vandra genom liveevenemanget i New York och sådana lätta inslag som 'shoppingkassar gjorda av blötdjursskal och legokonstruktioner' kommer att behöva vänta till ytterligare ett år, 'när vi alla är vaccinerade och springer runt igen.'

Festivalen utvecklats organiskt från ett enstaka 125-årsjubileum 2014 som bad ett urval av bidragsgivare att förutsäga framtiden. Taylor Swifts kommentar ('I framtiden kommer artister att få skivkontrakt eftersom de har fans - inte tvärtom') blev viral, vilket antydde potentialen att locka en publik. En glansig tidning, podcast och nyhetsbrev följde under de efterföljande åren, sedan det fysiska liveevenemanget 2018.

Franchisen tjänar flera syften för tidningen. Det är högkonceptteknik, tänk Elon Musk, men grenar in i en rad ämnen. Sjukvården har till exempel passat. Dessutom skördar den en yngre publik som kanske inte är med i tidningens traditionella blandning av sammanslagningar, företags uppgång och fall och konservativa ledare.

När hon blev virtuell, sa Gilmore, var hon medveten om att sessionerna behövde vara 'mer än ett annat webbseminarium' som det har kommit att bli en växande överflöd av. Det är den del som tidningen kommer att göra permanent när det är möjligt att sända live igen. Eftersom det finns en gräns för närvaro vid festivalens största arenor, kommer syftet att vara 'att skapa ögonblick som bevittnas av ett fåtal men delas med många.'

Gilmore föredrar förresten, liksom The Atlantic crew, att kalla festivalen 'en liveversion av vår journalistik' snarare än ett evenemang.

Jag stoppade min undersökning med tre av de största evenemangen, men många andra förlag hittar sätt att spela på samma plats. Ytterligare två exempel:

Den 19:e*, en skapelse av Texas Tribune-alumner Emily Ramshaw och Amanda Zamora, av kvinnor för kvinnor, kom in på festivaler direkt utanför porten när den började publiceras i början av augusti. Högtalare för det veckolånga 'virtuella toppmötet' inkluderade Hillary Clinton (som verkar ha en affinitet för dessa) och Meghan Markle, som hade hört talas om lanseringen, nådde ut och anmälde sig frivilligt för att moderera den avslutande panelen på 100-årsdagen av det 19:e tillägget, som gav kvinnor rösträtt.

På Gannett, den största kedjan av regionala tidningar med över 250 dagstidningar, har vd Mike Reed ofta sagt till finansanalytiker att han ser händelser som ett stort område för intäktsökning samtidigt som intäkterna från tryckta annonser och upplagor avtar.

Kriterierna för Gannett-evenemang är att de kan kopieras på många marknader, med tonvikt på att nå en publik som kanske inte läser lokaltidningens journalistik i tryckta eller digitala format. Idrottsprisbanketter på gymnasiet ändrades till ett virtuellt format, medan de fortfarande inkluderade framträdanden av stora lokala idrottsfigurer och det vanliga komplementet av sponsorer.

Företagets eventintäkter uppgick till 65 % av fjolårets under andra kvartalet, berättade Jason Taylor, Gannett-chefen med ansvar för event och kampanjer.

Gannett har också köpt ett företag som arrangerar lokala landsvägslopp. Jag blev förvånad över att höra att även dessa kunde anpassa sig på ett år när det kan vara opraktiskt för många att gå med i ett livepaket med löpare.

En av de största är ett mångårigt erbjudande av Detroit Free Press, valfritt maraton eller kortare sträcka som lockar både tävlande i världsklass och helgträningsfantaster.

I höst kommer deltagarna att välja sin distans, välja när och var de går kursen, sedan skicka in sina tider och lära sig var de står. Deadline är slutet av oktober, då en beskärad community run äger rum. Och ja, varje löpare får T-shirten och en deltagandemedalj och en anpassningsbar lopphaklapp.

Rick Edmonds är Poynters medieaffärsanalytiker. Han kan nås på mail.

Rättelse: Atlantens festival kallas The Atlantic Festival, inte Festival of Ideas. Det var tidigare känt som Washington Ideas Forum. Det är gratis att delta.