De bästa verktygen för att täppa till din överfulla e-postkorg

Dataingenjören Ray Tomlinson skickade det första e-postmeddelandet 1971. Marknadsföraren Gary Thuerk skickade det som möjligen var det första mass-spam-e-postmeddelandet 1978. Det har varit helt off-the-mark tonhöjder, plågsamma fram och tillbaka och massor av stavfel sedan dess. Men det behöver inte vara så.

Här är 11 verktyg, tips och funktioner för att rensa upp din e-postkorg.

Gmail: Jag vet från vår analys att långt över hälften av er använder Gmail som din huvudsakliga e-postklient (jag bör också avslöja här att Google tillhandahåller finansiering för detta projekt på Poynter). Gmail har massor av fantastiska funktioner som många av oss inte använder.

Har du någonsin skickat ett meddelande och insett några sekunder senare att du stavat något fel? Aktivera funktionen 'ångra sändning' genom att klicka på kugghjulet uppe till höger, sedan inställningar och aktivera sedan 'ångra sändning' ungefär halvvägs ner på sidan. Min är inställd på tre sekunder och det gör hela skillnaden.

Prenumerera på några nyhetsbrev som du vill beteckna som en visuell signal? Eller får du ofta pitches från någon som du vill skicka till papperskorgen? Eller kanske du vill ha en stor, röd etikett på alla e-postmeddelanden som din chef skickar? Öppna ett e-postmeddelande, klicka på 'mer'-knappen upptill och välj 'filtrera meddelanden som dessa.' Du kan applicera etiketter med olika färger eller skjuta dem direkt till papperskorgen.

Slutligen, om du är något som jag, glömmer du ibland att följa upp med en källa eller kollega. Sök i din inkorg efter e-postmeddelanden som du inte har fått svar på detta bra tips från Melody Kramer .

Boomerang och inkorgspaus: Har du ett e-postmeddelande som du vill schemalägga för senare? Eller kanske du har fått ett e-postmeddelande som du skulle vilja ha försvinner nu men dyker upp en dag eller två från nu? Gmail- och Outlook-användare kan använda Bumerang att göra båda.

Ibland är översvämningen av e-postmeddelanden bara för mycket, särskilt under stora projekt och spurter för att avsluta något. Pausa inkorgen kan hjälpa till med det. Verktyget 'pausar' e-post under en kort period och skickar ett meddelande 'Jag kommer snart tillbaka' till alla som skickar ett e-postmeddelande till dig vid den tidpunkten. Ställ in filter för att fortfarande få viktiga meddelanden från chefer eller källor. Det är som en stör ej-skylt för e-post.

OnePitch & InMoat: Två nya verktyg, båda fortfarande i beta, lovar att göra presentationerna i din inkorg mer användbara. OnePitch vänder sig för närvarande till tekniska reportrar och erbjuder ett dagligt e-postmeddelande baserat på specifika ämnen som är viktiga för det beatet, vilket gör att användare kan bli så specifika som 'IPOs om jordbruksteknik' eller 'studier och undersökningar om artificiell intelligens.' Pitch är begränsad till 280 tecken och tre lättlästa punktpunkter. Reportrar kan också begära källor. InMoat är liknande men fungerar via Gmail-mappar. Det är för närvarande i en privat betaversion som mest fokuserar på journalister som arbetar med livsstilsrelaterade beats.

Calendly: Dra ner på fram och tillbaka för att schemalägga möten med Calendly , ett verktyg som låter användare välja från förvalda öppna tidsluckor i din kalender. Den integreras med de flesta kalenderappar och kan till och med skicka ut kontaktinformation, inklusive länkar till Google Hangouts eller Zoom.

Grammatisk: Skicka aldrig ett mejl med stavfel eller stavfel igen med Grammatiskt , ett kraftfullt plugin som går långt utöver de autokorrigeringsfunktioner du förmodligen redan har. Jag använder gratisversionen, som pekar ut de vanligaste (och mest pinsamma) problemen.

Inbox by Google: Min erfarenhet av Inkorg är fortfarande ganska begränsad, men det verkar som en total omformning av e-post. Inbox lyfter fram e-postmeddelanden som den tycker är viktiga och ser ut och fungerar mer som en uppgiftslista. Det kan också gruppera e-postmeddelanden med liknande ämnen eller teman för att rensa inkorgar. Om du använder Inbox gör jag det gärna hör din åsikt .

E-post skuldförlåtelsedag: Om det blir värre, vänta till den 30 april och gå sedan till kärnkraft genom att fira E-posta skuldförlåtelsedagen .

Digitala nyheter att veta

INGEN DEAL: Det finns så många anledningar till att strävan efter att vara 'Spotify för journalistik' är en fruktansvärd, hemsk, ingen bra, mycket dålig idé (två huvudproblem: Spotify är fortfarande blödande pengar och de flesta artister får betalt väldigt lite för sitt arbete). Jag är inte förvånad över att Blendle, en nyhetstjänst som länge har lockat till sig den monikern kämpar för att hålla förlagen ombord . Den europeiska 'digitala kiosken' säljer artiklar från flera förlag en efter en, istället för att kräva en prenumeration på flera förlag. Flera stora förlag har lämnat och kallar tjänsten 'ekonomisk misslyckad' och pekar på dess svaga multimediakapacitet.

GÅ INTE PROFF: När det kommer till Instagram Stories, överväg att gå lite mer 'Blair Witch' och lite mindre 'Avatar.' The Guardian skapade en mängd olika berättelser – från statiska inlägg till snabba videor till fullproducerade videor med manus och studior – och fann att extra polering leder inte till tillräckligt med utdelning för att motivera tiden och pengarna. Fokusera istället på statisk grafik eller snabba videoförklaringar om nyhetsämnen, som Guardian fann hade en slutförandegrad på 45 procent.

#SAVEYOURINTERNET: Ett lagförslag från Europeiska unionen som skulle ha infört några av de strängaste upphovsrättslagarna i världen var röstade ner förra veckan . För närvarande, om en användare publicerar upphovsrättsskyddat innehåll på en webbplats, är ägarna av den webbplatsen endast juridiskt ansvariga när de blir medvetna om innehållet (om jag till exempel skulle lägga upp en upphovsrättsskyddad filmscen på YouTube, skulle YouTube endast vara ansvarig om och när filmstudion lämnade in ett upphovsrättsanspråk). Lagen skulle ha flyttat mer av ansvaret till webbplatsen till polisen för upphovsrättsskyddat innehåll. New York Times ställde lagförslaget som 'teknik mot media, plattformar mot publicister.'

PÅ MIN RADAR: 'Fusionen av affärer, teknik och etik utvecklas i huvudsak i en takt som verkar överträffa vår förmåga som medborgare att ha meningsfulla och noggranna samtal om effekterna av våra handlingar på andra.' Jag flämtade över hur kortfattad och relevant den meningen är. Om du är orolig över hur snabbt utvecklande teknik förändrar hur vi fungerar som samhälle, börja med denna kolumn från MIT Sloan Management Review . Lyssna sedan på detta avsnitt av Sunt förnuft av Dan Carlin. Låt oss då alla vara snällare mot varandra.

BLI SOCIAL: 'Twitter sopar bort falska konton som aldrig förr, vilket sätter användartillväxten på spel,' den här rubriken från The Washington Post lyder . Jag säger bra ridning. Jag har blivit doxxed och föremål för uppenbar trolling. Och så jag applåderar Twitters utvisning av nästan 70 miljoner troll- och botkonton i maj och juni.

TIPS FÖR UNGA: 'Eftersom jag aldrig ville bygga ett företag gjorde jag nästan alla misstag på vägen. Lyckligtvis började jag ung och hade gott om tid att lära mig på jobbet.” Dave Benton, ägare till ett Kalifornien-baserat designföretag, delar med sig av de misstagen och de lärdomar han lärt sig längs vägen. Några av hans tips är designspecifika, men de flesta gäller alla karriärer inom vilket område som helst. En jag önskar att jag tog till mitt hjärta några år yngre: Ta dig tid att träffa människor. Så många möjligheter kommer genom människor du har gjort intryck på.

RIKTIGA NYHETER: Min kollega, faktagranskande reporter Daniel Funke, använde ett verktyg som heter vem är för att spåra den ökända bluffaren Paul Horners imperium av falska nyhetswebbplatser. Han använde det igen när Horner dog och hans webbsidor började försvinna från internet. Vi kommer att täcka detta verktyg och två dussin till i vår utbildningssession online på onsdag kl 14. Eastern (nämnde jag att det inte kostar ett öre?)

• På tal om häftiga grejer från Poynter, den tidiga perioden för vår Media Innovation Tour slutar på fredag. Vi reser till platser som Quartz, The New York Times, The Washington Post och fler för att se deras senaste innovationer och hur de kom samman. Bonus: Jag hjälper till att leda saken i år, så du kommer att få spendera en vecka med mig.

Prova detta! drivs av Google News Initiative . Det stöds också av American Press Institute och den John S. och James L. Knight Foundation .